Smart Working: tra trasformazione culturare e innovazione degli strumenti | ADLABOR

SMART WORKING:
TRA TRASFORMAZIONE CULTURALE E INNOVAZIONE DEGLI STRUMENTI

La definizione di Smart Working è già stata affrontata nelle due precedenti pubblicazioni sul tema. In questo articolo voglio approfondire il carattere innovativo di questa nuova forma di organizzazione del lavoro, focalizzandomi su due aspetti chiave per la sua buona riuscita:

A) La trasformazione culturale interna all’azienda;
B) L’innovazione degli strumenti interni all’azienda

E’ il momento di costruire una nuova cultura aziendale

L’aspetto culturale è un passaggio fondamentale per l’introduzione di un modello di lavoro in Smart Working. Infatti questa modalità di lavoro ‘agile’ presuppone un cambio di struttura nel rapporto tra azienda e collaboratori, passando da un modello piramidale ad uno peer-to-peer:
“lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità”

Il virgolettato sopra riportato di Emanuele Madini, esperto di Smart Working ed HR Transformation, racconta di un cambio di visione del mondo del lavoro necessario per soddisfare i sempre più frequenti bisogni dei collaboratori sempre più appartenenti a generazioni native digitali e, quindi, abituate alla connessione costante, alla flessibilità e alla valorizzazione dell’equilibrio del work-life balance.
Gli aspetti positivi dello Smart Working non si riducono solamente in equilibrio vita-lavoro e maggiore soddisfazione personale, ma impattano direttamente anche sul business:
vi è un nesso rilevato tra lavoro agile e performance delle persone e dell’organizzazione stessa. L’indagine “Smart Working: una rivoluzione da non fermare”, realizzata dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, mostra che la modalità di lavoro agile contribuisce attivamente ad accrescere la produttività aziendale di circa il 15% e ridurre il tasso di assenteismo di circa il 20%.

Per poter concretamente andare incontro a questo cambiamento culturale sempre più attuale, è necessario cambiare lo sguardo e il modo di agire all’interno dell’azienda. Nello specifico 5 passi fondamentali:

• Sostituire il concetto di tempo (presenzialismo e orari di lavoro rigidi) con una visione legata ai risultati;
• Imparare a fidarsi dei propri collaboratori;
• Investire e contribuire alla promozione circa l’utilizzo degli strumenti digitali necessari;
• Condivisione chiara di valori, mission e risultati dell’azienda;
• Trasformare la Leadership in ‘Leadership partecipativa’

Investire sui giusti strumenti e sulla formazione dei collaboratori sul loro utilizzo efficace

Lo dico subito: è primario che le imprese pensino e agiscano per garantire la sicurezza informatica per difendersi dalle minacce esistenti.
Ma oltre questo importante aspetto, è fondamentale investire sugli strumenti tecnologico-digitali e sulla formazione dei dipendenti per il loro utilizzo:
Pc portatili, smartphone, VPN (virtual private network) e servizi di social collaboration sono i primi strumenti sui cui è necessario investire per diffondere una cultura di innovazione e permettere alle persone di collaborare a distanza in totale autonomia, semplicità e sicurezza.

E’ strategico anche ripensare all’organizzazione del lavoro sempre più connessa e condivisa, trovando nelle soluzioni in Cloud un valido alleato per la valorizzazione del lavoro in Smart Working.
Per quanto riguarda le piattaforme di social collaboration, sono strumenti in grado di coinvolgere il dipendente all’interno dell’organizzazione anche se non presente fisicamente in essa, aumentando il suo coinvolgimento con quello che è l’ “Employee Experience” vissuta all’interno del rapporto con il proprio datore di lavoro.

Esistono diverse piattaforme di social collaboration che aiutano la condivisione e il lavoro in Team delle persone che lavorano in modalità agile. Qui di seguito alcune delle principali:

1. Slack
   Slack è una chat evoluta, perfetta per la comunicazione e le conversazioni istantanee fra i team. Questo strumenti si differenzia dal più conosciuto WhatsApp poiché la sua specificità è l’organizzazione delle chat, dei file scambiati e della semplicità della User Experience: esistono canali che aiutano a indirizzare le conversazioni per progetti, esiste la possibilità di taggare persone o di assegnare task a persone, ecc.
2. Microsoft Teams e SharePoint
   Tools targati Microsoft utili al coinvolgimento delle persone e dei Team di lavoro.
   Se Microsoft Teams è la risposta, nei fatti, a Slack, SharePoint è invece uno strumento evoluto per favorire la circolazioni di informazioni organizzate e documenti all’interno dell’azienda, sostituendo, di fatto, le vecchie intranet aziendali.
   Piattaforma integrata con funzioni social, cloud e di lettura di macro dati utili a calcolarne la partecipazione (e i KPI oltre che il ROI).
3. Asana
   E’ una piattaforma di ‘enterprise collaboration’ (collaborazione aziendale): è molto utile per la gestione dei progetti, la suddivisione dei vari task alle persone del Team e il monitoraggio delle attività. Si possono assegnare e calendarizzare i compiti, attivare discussioni sul singolo task, condividere informazioni e materiali documentali ma è priva della funzione di chat per la condivisione di pensieri in diretta.

Cosa significa fare davvero ‘Smart Working’

Fare Smart Working oggi significa trasformare l’organizzazione del lavoro e aprirsi alle opportunità che la Digital Innovation sta portando all’interno della sua diffusione costante.
Le persone cercano sempre più strutture organizzate ma flessibili, poco orientate al ‘tempo’ e molto più focalizzate sui risultati e sul rapporto di fiducia tra imprese e collaboratori.

La sfida è aperta e le imprese devono attrezzarsi prima che sia troppo tardi.