Conservazione documentazione attinente al rapporto di lavoro | ADLABOR
Principio generale:
- 2220 c.c.: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”.
- 5, lettera e) del regolamento (UE) 2016/679: i dati personali vanno conservati “per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato”.
Specificità:
| TIPO DOCUMENTO | PERIODO CONSERVAZIONE | LUOGO | FORMATO |
| libro unico del lavoro (LUL) | 5 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 6, comma 1, D.M. 9 luglio 2008) | “presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso
la sede dei servizi dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa”( (art. 3 D.M. 9 luglio 2008) |
“la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro puo’ essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica; c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilita’, in ogni momento, anche la inalterabilita’ e la integrita’ dei dati, nonche’ la sequenzialita’ cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. 2. Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro rende immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate.” (art. 1 D.M. 9 luglio 2008) |
| I dati relativi alle presenze lavoratore (timbrature)
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5 anni o 10 anni dalla data dell’ultima registrazione [[1] ]
(art. 5 del regolamento EU n. 679/2016, art. 6, comma 1, D.M. 9 luglio 2008 e art. 2220 c.c.)
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“presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso
la sede dei servizi dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa”( (art. 3 D.M. 9 luglio 2008). Se si applica il 2220 c.c. invece non è necessario conservarle nella sede legale. |
Nessuna norma specifica |
| Registro infortuni (abrogato dal dlgs. 151/2015, art. 21, comma 4) | 4 anni dall’ultima registrazione (Decreto Ministeriale del 12 settembre 1958, art. 2) | “Il registro infortuni deve essere tenuto a disposizione degli
ispettori del lavoro sul luogo di lavoro”. (D.P.R. 547/1955, articolo 403, comma 2) |
È possibile per i datori di lavoro di utilizzare, in alternativa, sistemi automatizzati di rilevazione, elaborazione e registrazione dei dati del registro infortuni, mediante l’uso di schede mobili conformi al modello in calce allo stesso decreto. Tuttavia anche le schede vanno vidimate preventivamente dall’ASL competente per territorio (D.M. 10.8.1984). |
| Piano di sicurezza | Nessuna norma specifica | “5. Tutta la documentazione rilevante in materia di igiene, salute e
sicurezza sul lavoro e tutela delle condizioni di lavoro puo’ essere tenuta su unico supporto cartaceo o informatico.” (D.Lgs. 81/2008, art. 53, comma 5) |
“puo’ essere tenuto, nel rispetto delle previsioni di cui all’articolo 53, su supporto
informatico e deve essere munito anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici di cui all’articolo 53, di data certa o attestata dalla sottoscrizione del documento medesimo da parte del datore di lavoro” (art. 28, D.Lgs. 81/2008, art. 53). |
| Documentazione relativa al vecchio documento di valutazione dei rischi (DVR) | Nessuna norma specifica | Deve essere conservato presso l’unità operativa cui si riferisce la valutazione dei rischi. | È consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di questo documento (D.Lgs. 81/2008, art. 53). |
| Cartella sanitaria e di rischio del lavoratore che è stata redatta dal medico competente | 10 anni (art. 25, comma 1, lettera e) D.Llgs. 81/2008) | Nessuna norma specifica | “puo’ essere tenuto, nel rispetto delle previsioni di cui all’articolo 53, su supporto
informatico e deve essere munito anche tramite le procedure applicabili ai supporti informatici di cui all’articolo 53, di data certa o attestata dalla sottoscrizione del documento medesimo da parte del datore di lavoro” (art. 28, D.Lgs. 81/2008, art. 53). |
| Certificati medici | Nessuna norma specifica | Nessuna norma specifica | Il datore di lavoro riceve/preleva dall’INPS la certificazione esclusivamente per il tramite delle procedure telematiche messe a disposizione dall’Istituto (circolari INPS 16 aprile 2010, n. 60 e 7 settembre 2010, n. 119), ove questa sia rilasciata da un medico dipendente del SSN o sia con esso convenzionato e da quest’ultimo trasmessa con il citato canale telematico all’INPS (fatto salvo i casi di concreta impossibilità). |
| Lettera d’ assunzione | dal 1° gennaio 2007 Nessun obbligo di conservazione (L. n.296/07, art. 1, comma 1180)
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Nessuna norma specifica | La comunicazione d’instaurazione del rapporto di lavoro al Servizio competente nel cui ambito territoriale è ubicata la sede di lavoro è da effettuarsi esclusivamente attraverso strumenti informatici (L. n.296/07, art. 1, comma 1180 e 1182). |
| Busta paga | 5 anni / 10 anni (2946 c.c. e 2948 c.c.) | Nessuna norma specifica | Nessuna norma specifica |
| Certificazione unica | 7 anni (Art. 43, D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600) | Nessuna norma specifica | Vi è possibilità di trasmettere al contribuente la certificazione in formato elettronico, purché’ sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità della stessa e di poterla materializzare per i successivi adempimenti. Tale modalità di consegna, pertanto, potrà essere utilizzata solo nei confronti di quanti siano dotati degli strumenti necessari per ricevere e stampare la certificazione rilasciata per via elettronica. Viene, infine, chiarito che, a seconda delle specifiche modalità scelte dal sostituto per emettere e conservare il documento fiscale in esame, potrebbero tornare applicabili le disposizioni contenute nel decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004, ” modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto” di recente chiarite con la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 (Risoluzione dell’ Agenzia delle Entrate del 21/12/2006 n. 145) |
| Modello unico | 7 anni (Art. 43, D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600) | “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico e’ reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633” (DECRETO 17 giugno 2014, art. 5). | “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico e’ reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico […]”(DECRETO 17 giugno 2014, art. 5). |
| Modello 730 | 7 anni (Art. 43, D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600) | “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico e’ reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633” (DECRETO 17 giugno 2014, art. 5). | “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico e’ reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico […]”(DECRETO 17 giugno 2014, art. 5). |
[1] Ai sensi dell’art 5, lettera e) del regolamento (UE) 2016/679, i dati personali vanno conservati “per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal presente regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato”. Tale norma limita la conservazione dei dati personali, senza stabilire tuttavia un termine temporale preciso. La quantificazione del termine è da valutarsi tenendo conto dei motivi per cui l’organizzazione deve trattare i dati, nonché di eventuali obblighi legali per la conservazione dei dati per un determinato periodo di tempo. Perciò si consiglia di conservare i dati relativi alle presenze del lavoratore, con gli appositi accorgimenti, per almeno 5 anni se non si conservano per finalità contabili (ex 6, comma 1, D.M. 9 luglio 2008 e art. 2220 c.c) e per 10 anni se li si conserva per 10 anni ( ex art. 2220 c.c.)
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