Procedura disciplinare – Documentazione a supporto | ADLABOR | ISPER HR Review

Spesso la rilevazione di comportamenti inadempienti o fraudolenti da parte dei dipendenti si fonda su documenti.

Tipico il caso dell’analisi dei report del personale viaggiante di cui si esaminano le visite effettuate, i percorsi compiuti e i rimborsi spese richiesti.

Se le verifiche evidenziano delle anomalie, occorre procedere disciplinarmente per perseguire le condotte inadempienti dei dipendenti.

La contestazione disciplinare, che dovrà essere particolarmente analitica, non potrà non riportare tutte le situazioni sospette indicando tutti gli elementi utili per individuare i comportamenti inadempienti, nonché  la fonte da cui sono state tratte le informazioni.

Diventerà così, a supporto della lettera di contestazione, necessaria l’indicazione puntuale ed analitica delle anomalie rilevate attraverso l’elencazione, ad esempio, dei passaggi registrati dal telepass, delle ricevute dei ristoranti, dei chilometraggi indicati nella richiesta di rimborso chilometrico ove i percorsi esposti non corrispondano alla reale distanza dei punti di partenza e arrivo.

E naturalmente sarà buona norma dichiarare, nella lettera, che la documentazione a supporto della contestazione è a disposizione del lavoratore per una consultazione.

Il dipendente destinatario della contestazione disciplinare potrà, se lo ritiene, rendere le proprie giustificazioni, ma se gli addebiti riguardano più episodi, o si tratta di circostanze non immediate, il lavoratore potrebbe addurre di non ricordarsi perfettamente le ragioni che lo avevano portato, ad esempio, a utilizzare un determinato percorso o ad usufruire di un determinato punto di ristoro eccetera, e a tal fine potrebbe richiedere di visionare, o avere copia, dei documenti a supporto della contestazione.

Della questione della messa a disposizione del lavoratore della documentazione a supporto di un procedimento disciplinare si è recentemente occupata la Corte di Cassazione che ha espresso il seguente principio: «nel procedimento disciplinare, sebbene l’art. 7 della legge n. 300 del 1970 non preveda un obbligo per il datore di lavoro di mettere spontaneamente a disposizione del lavoratore, nei cui confronti sia stata elevata una contestazione, la documentazione su cui essa si basa, egli però è tenuto, in base ai principi di correttezza e buona fede nell’esecuzione del contratto, ad offrire in consultazione i documenti aziendali all’incolpato che ne faccia richiesta, laddove l’esame degli stessi sia necessario per predisporre una adeguata difesa» (Cass. Sez. Lav. 17 maggio 2023, n. 13492).

In sostanza la Suprema Corte afferma l’opportunità, anzi la necessità, che a fronte della richiesta del dipendente, incolpato di una determinata condotta, di poter consultare la documentazione aziendale a supporto degli addebiti, l’azienda sia tenuta a consentirgli di prenderne visione e, se non intende dargliene copia, è consigliabile redigere un verbale in cui si dia atto che il lavoratore ha potuto consultare la documentazione utilizzata per la contestazione.

Del resto, a meno che non si tratti di documentazione riservatissima, nel caso in cui il dipendente impugni poi giudizialmente il provvedimento disciplinare conseguente alla contestazione, l’azienda avrà l’onere di dimostrare la reale esistenza e la correttezza degli addebiti mossi e lo potrà fare solo producendo in giudizio i documenti utilizzati nella procedura disciplinare.

Tutto questo per dire che eventuali reticenze a rendere disponibili al lavoratore documenti aziendali devono intendersi superate dalla necessità di dimostrare la correttezza dell’operato aziendale in tutte le sedi risultando quindi inutili eventuali resistenze al mostrare i documenti poiché, da un lato, si corre il rischio di inficiare la procedura disciplinare e, dall’altro, quei documenti dovranno poi essere comunque mostrati al magistrato, e quindi anche al lavoratore interessato e ai suoi difensori, in caso di contenzioso giudiziario.

Interpretazione elaborata in collaborazione con ISPER HR Review del 20 settembre 2023.