Garante: stop al software che accede all’email del lavoratore anche autonomo | ADLABOR

Il datore di lavoro non può accedere alla casella di posta elettronica aziendale del collaboratore né utilizzare un software per conservare una copia dei messaggi. Un simile trattamento di dati personali oltre a configurare una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, è idoneo a realizzare un’illecita attività di controllo del lavoratore.

Nel sanzionare una società che effettuava i backup durante il rapporto di collaborazione con un lavoratore agente di commercio, il Garante, con Provvedimento del 17 luglio 2024 (consultabile su https://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/10053224) ha accertato:

• che la società, nel corso del rapporto di collaborazione, attraverso un software, aveva effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla email e al gestionale aziendale;
• l’inidoneità e la carenza dell’informativa resa ai lavoratori. Il documento prevedeva infatti la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare, tra l’altro, l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione;
• la sistematica conservazione delle email – effettuata per un considerevole periodo di tempo (pari a tre anni successivamente alla cessazione del rapporto) – e la sistematica conservazione dei log di accesso alla posta elettronica e al gestionale utilizzato dai lavoratori non erano conformi alla disciplina di protezione dei dati. Tale conservazione infatti risultava non proporzionata e necessaria al conseguimento delle finalità dichiarate dalla Società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale;
• che tale sistematica conservazione delle email aveva consentito alla Società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori.